Comment organiser une réunion efficace ?
Réunion efficace
Organiser une réunion peut paraître difficile. En effet, les réunions professionnelles sont très importantes et la moindre erreur d’organisation peut tout changer. De nombreuses entreprises organisent des réunions de travail sans aucune préparation au préalable. Le résultat est que la réunion n’a que peu d’intérêt, le sujet principal est rapidement éclipsé au profit d’autres sujets et surtout, le nombre de participants est faible. Pour faire la préparation des réunions, il y a différentes tapes à bien réaliser. De cette manière, votre réunion sera efficace et pertinente. Dans ce cas, quels sont les principaux conseils à suivre pour bien organiser une réunion de travail ?
Réunion efficace : l'organiser régulièrement est important
Malheureusement, trop d’entreprises négligent la réunion de travail. Pourtant, ces genres de rassemblements, qu’ils soient physiques ou virtuels, sont très importants pour la pérennité de l’entreprise. Non seulement les réunions professionnelles permettent de régler certains problèmes, mais en plus de cela, elles offrent aussi la possibilité de souder les équipes de travail, ce qui les rend plus productives. Conduire une réunion ne s’improvise pas, il y a des règles à respecter pour ne pas vous retrouver en mauvaise posture.
Une erreur que certaines entreprises font : la fréquence des réunions. Si elles ne sont pas suffisamment régulières, elles n’auront aucun intérêt. Mais d’un autre côté, si vous organisez des réunions toutes les semaines, par exemple, elles perdront leur intérêt également. Il faut réussir à trouver un juste milieu. Une réunion mensuelle ou trimestrielle est amplement suffisante. Le but étant qu’elles soient régulières et qu’elles tournent autour d’un seul sujet principal.
Dans tous les cas, sachez que les réunions de travail régulières sont un excellent moyen de favoriser la prise de décision, renforcer la cohésion d’équipe et améliorer les conditions de travail. Une entreprise qui organise régulièrement des réunions perçoit un certain nombre de bénéfices qu’une autre entreprise.
Réunion efficace : 5 conseils
Comme expliqué précédemment, pour bien organiser une réunion, il y a plusieurs étapes à respecter. De cette manière, cela ne vous fera pas perdre de temps et les participants seront beaucoup plus intéressés par une réunion bien organisée et préparée à l’avance. Voici donc les 5 principaux conseils pour vous aider à bien organiser vos réunions :
1. Réunion efficace : la recherche du sujet
Avant d’organiser votre réunion, vous devez d’abord trouver un sujet central. En effet, bien que la réunion de travail soit un espace de discussion ouvert, il ne faut pas s’éparpiller. Choisissez un sujet et tenez-vous-en. Toute la réunion doit tourner autour de ce sujet et conduire à la résolution du problème, s’il y en a un.
2. Réunion efficace : le choix du lieu et de la date de la réunion
Le choix du lieu, de la date et de l’heure de la réunion est un élément très important qui influera sur le nombre de participants. Si vous souhaitez organiser une réunion physique, il faut que la date et le lieu conviennent à tous les participants, ce qui peut être très compliqué à gérer. C’est pour cela que de nos jours, de plus en plus de réunions se font virtuellement. Ainsi, les coûts sont réduits et les soucis de logistique ne sont pas à envisager.
3. Réunion efficace : le type de réunion
Autre élément important à prendre en compte pour bien organiser votre réunion : le type d’événement. Dans ce domaine, vous avez énormément de choix (une conférence téléphonique, séminaire, événement sous forme de jeu, quiz, questions/réponses, un workshop, présentation Powerpoint, une réunion téléphonique…). Choisissez bien le type d’événement à organiser en fonction du sujet à traiter et des participants.
4. Réunion efficace : le nombre de participants maximum
Pour que votre réunion soit efficace, il convient de définir, à l’avance, le nombre maximum de participants. Inutile d’être beaucoup trop nombreux durant la réunion. Mais d’un autre côté, il faut qu’il y ait suffisamment de participants pour pouvoir entendre les avis de tous. Alors choisissez bien le nombre de personnes qui devront participer à votre réunion.
5. Réunion efficace : l’envoi des invitations
Une fois que toutes ces étapes ont été réalisées avec succès, il faut envoyer les invitations à tous les participants. Cela peut se forme sous forme de courrier postal, d’envoie de mails, d’une note laissée à l’attention de tous dans l’entreprise… Le choix vous appartient. Mais gardez toujours en tête qu’il est plus judicieux de prévenir au moins quelques jours à l’avance les participants afin qu’ils puissent s’organiser de leur côté.
Faire un compte rendu de réunion
Le dernier point essentiel d’une réunion professionnelle efficace et réussie est le compte rendu de réunion. Idéalement, tous les participants devraient pouvoir y avoir accès. Ce document regroupe l’intégralité des informations traitées durant la réunion. Le compte rendu contient également les problématiques et les solutions proposées. Beaucoup négligent l’importance du comte rendu de réunion, mais ce document permet de garder une trace écrite de la réunion. Le compte rendu de la réunion peut être envoyé aux participants par mail ou par courrier. Une réunion sans compte rendu, c’est comme si la réunion n’avait jamais pris fin. C’est un élément extrêmement important qui clôturera votre réunion de travail avec brio !
Pour finir
Comme vous avez pu le constater, organiser une réunion ne se fait pas au hasard. Il y a plusieurs étapes à respecter pour ne pas faire une réunion interminable et peu intéressante. Bien sûr, libre à vous de choisir le type de réunion qui vous convient le plus. Dans tous les cas, sachez que des applications collaboratives comme Angage, vous permettront d’organiser beaucoup plus facilement toutes vos réunions. Angage permet aussi de gérer l’envoi des invitations ainsi que de nombreux autres détails très intéressants. Enfin, sachez qu’Angage a mit en plus diverses fonctionnalité afin de convenir à tous types d’événements. Alors si vous avez l’intention d’organiser, prochainement, une réunion de travail, pourquoi ne pas vous faire aider par Angage ? Quoi qu’il en soit, gardez toujours en tête que les réunions de travail régulières peuvent réellement régler de nombreux problèmes dans une entreprise ou faire accepter certains changements.
