Email d'invitation : 5 Moments déterminants pour les envoyer
Optimiser l'impact de la communication à travers le contenu de chaque email d'invitation est désormais une étape obligatoire pour un corporate event à succès. En effet, leur contenu demeure l'un des outils les plus puissants pour susciter l'intérêt et assurer une participation significative.
Par le billet de cet article, nous allons découvrir les moments propices à la réception de chaque message d'invitation que vous enverrez par email pour vos événements corporate, en vous fournissant des conseils pratiques pour une chute plus conséquente de votre taux de no-show.
Sommaire
La correspondance adaptée au lancement
La correspondance pour les conférenciers de renom
La communication en période de promotions et d’offres spéciales
Avant tout, pourquoi opter pour un email d'invitation ?
Avant de plonger dans les meilleurs moments de l'envoi de chaque message à votre audience cible, examinons brièvement pourquoi cette méthode de communication est si cruciale pour votre corporate event.
Un email d'invitation offre une communication directe et personnalisée avec vos potentiels participants, vous permettant de fournir des informations détaillées sur l'événement que vous vous apprêtez à organiser, le lieu, les conférenciers, et bien plus encore.
Grâce à la possibilité de personnaliser le contenu de chaque envoi, le contenu de votre message d'invitation créera un sentiment d'attention particulière envers les futurs participants, augmentant ainsi les chances d'une réponse positive, mais aussi une diminution significative du taux de no-show.
La correspondance adaptée au lancement d'un corporate event
Pour le lancement de votre event, le choix du timing de l'envoi de l'email d'invitation est essentiel pour assurer une participation optimale des invités.
Voici 5 moments clés pour l'envoi d'un mail d'invitation pour ce lancement d'un corporate event :
Invitations Anticipées (4 à 6 semaines avant l'événement) :
Idéalement, envoyez les invitations anticipées dès que les détails clés de l'événement sont confirmés, soit environ 4 à 6 semaines avant la date de votre event. En effet, cela permettra à vos futurs participants de bloquer la date dans leur calendrier à l'avance et d'organiser leur emploi du temps en conséquence.
Invitations de Suivi (2 à 3 semaines avant l'event) :
Si certains invités n'ont pas encore répondu à l'invitation anticipée, envoyez des invitations de suivi environ 2 à 3 semaines avant le corporate event. En effet, cela permettra de rappeler aux destinataires de s'inscrire et de confirmer leur présence.
Rappels Avant l'Événement (1 semaine avant l'event) :
Envoyez un rappel par email environ une semaine avant l'event pour confirmer la participation des invités et leur rappeler les détails importants tels que la date, l'heure et le lieu.
Invitations de Dernière Minute (quelques jours avant l'événement) :
Si des places restent disponibles à la dernière minute, vous pouvez envoyer des invitations de dernière minute à des invités potentiels pour combler les places vacantes.
Invitations Spéciales pour des Invités VIP :
Si vous avez des invités VIP ou des personnes clés que vous souhaitez particulièrement inviter, envoyez-leur des invitations spéciales personnalisées en amont pour leur accorder une attention particulière.
Il est important de noter que le timing peut varier en fonction de la nature de l'événement, de sa taille, de la disponibilité des invités cibles et de l'ampleur de la planification nécessaire. Dans tous les cas, assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour que les invités puissent répondre et s'organiser en conséquence.
L'utilisation d'un outil d'application événementielle, comme Angage, peut également vous aider à gérer efficacement les invitations et à suivre les réponses des participants.
La correspondance pour les conférenciers de renom
La réception d'un mail d'invitation anticipée doit se faire dès que la participation de ces conférenciers est confirmée. C'est le moment le plus opportun pour le faire.
Voici donc le timing pour pour assurer une correspondance conforme aux normes :
Dès que la participation des conférenciers est confirmée :
Dès que vous obtenez l'engagement d'un conférencier de renom, n'attendez pas pour préparer les invitations anticipées. En effet, plus le moment de la réception de l'email se fait le plus tôt possible, plus vous augmentez considérablement les chances que vos invités réservent la date de l'événement dans leur calendrier.
De 6 à 8 semaines avant l'event :
Pour les conférenciers très prisés, l'envoi de chaque invitation anticipée se fait environ 6 à 8 semaines avant le jour J. En effet, cela donne suffisamment de temps à vos futurs conférenciers de s'organiser et de confirmer leur place.
Coïncider avec les annonces officielles :
Si la participation des conférenciers de renom est sujette à une annonce officielle ou à une communication publique, assurez-vous d'envoyer les invitations anticipées à peu près au même moment pour capitaliser sur l'excitation et l'intérêt suscités par l'annonce.
Utiliser des canaux de communication multiples :
Outre un message par email, utilisez d'autres canaux de communication tels que les réseaux sociaux, les bulletins d'information et les communiqués de presse pour annoncer la participation des conférenciers de renom et incitez les invités à s'inscrire rapidement.
Personnaliser les invitations :
Assurez-vous de personnaliser chaque email d'invitation en incluant le nom du conférencier de renom, des détails sur sa présentation et en mettant en avant son expertise. Ainsi, cela rendra l'invitation plus engageante et pertinente pour les destinataires.
N'oubliez pas que l'invitation anticipée doit mettre l'accent sur l'importance de la présence de ces conférenciers de renom et sur l'impact qu'auront leur présence lors de votre événement. En suivant ces conseils, vous pouvez maximiser l'engagement des invités et garantir une forte participation à votre corporate event.
La communication en période de promotions et d’offres spéciales
Le moment opportun dépendra du type de promotion que vous souhaitez offrir et de la durée de la période spéciale.
Pour vous aider à mettre en place une stratégie efficace, voici quelques conseils sur le moment idéal pour envoyer chaque message :
Avant le début de la période promotionnelle :
Si vous organisez une période de promotion spéciale avec des réductions ou des offres spéciales pour les inscriptions anticipées, il est préférable d'envoyer chaque message avant le début de la période de promotion. En effet, cela permettra aux destinataires de se préparer à profiter des avantages dès qu'ils seront disponibles.
Juste avant la période spéciale :
Si votre offre spéciale est valable pendant une période courte, envoyez les invitations quelques jours avant le début de la période spéciale pour créer un sentiment d'urgence chez les destinataires. Ainsi, cela les incitera à agir rapidement pour ne pas manquer l'opportunité.
Avant les dates clés (jours fériés, saisons de ventes, etc.) :
Si votre période de promotion est liée à des événements ou des dates spécifiques, la réception des invitations doit se faire quelques semaines avant ces dates clés et ainsi permettre aux destinataires de planifier leur emploi du temps en conséquence.
Invitations de Suivi :
Si vous avez déjà envoyé des invitations anticipées, vous pouvez également inclure des invitations de suivi spéciales ou un message de suivi spéciale dans votre correspondance pour les promotions et les offres spéciales et ainsi encourager davantage les inscriptions.
Invitations ciblées pour des groupes spécifiques :
Pour des promotions spéciales destinées à des groupes de participants spécifiques (par exemple, des clients fidèles ou des partenaires stratégiques), la personnalisation de votre correspondance à destination de ces groupes augmente les chances de participation.
Dans votre correspondance, assurez-vous de mettre en évidence les avantages spécifiques de la période de promotion et d'expliquer clairement comment les destinataires peuvent bénéficier de l'offre spéciale. De même, Dans votre communication, utilisez des appels à l'action forts pour inciter les destinataires à s'inscrire rapidement et à profiter de l'offre avant la fin de la période de promotion.
En respectant ces conseils, vous pouvez maximiser l'efficacité de vos invitations pour des périodes de promotions et d'offres spéciales, et ainsi attirer davantage de participants à votre corporate event.
Pour finir
L'email d'invitation reste un moyen incontournable de communiquer efficacement avec votre public cible pour votre corporate event. Ainsi, en choisissant le timing de l'envoi de chaque message, vous maximisez la participation et le succès de votre événement.
La réception de chaque email d'invitation au meilleur moment permettra de créer des expériences mémorables et engager davantage votre audience.
N'oubliez pas de prendre en compte les préférences des destinataires en matière de communication et d'utiliser des outils d'application événementielle tels que Angage pour optimiser vos envois et recevoir des données précieuses sur la réception des invitations.
Bonne planification et bonne communication pour un corporate event réussi !
