Algorithme de Répartition des Business Meetings pour Vinci Energies : Optimisation des Rencontres Professionnelles
Angage a collaboré avec Vinci Energies pour optimiser l’organisation de leurs business meetings, facilitant les échanges entre fournisseurs et équipes internes lors d’un événement clé. Grâce à une approche automatisée, un algorithme a été mis en place pour gérer et répartir plus de 150 rendez-vous sur six créneaux horaires et 30 tables par créneau, assurant ainsi une répartition fluide et équitable des participants.
Collecte des Données
Le processus a débuté avec un formulaire Typeform, conçu pour récolter les préférences des participants concernant les fournisseurs qu’ils souhaitaient rencontrer. Ces données ont ensuite été traitées par un algorithme de répartition, prenant en compte les disponibilités et préférences pour générer un agenda personnalisé pour chaque participant.
Automatisation via Google Script et Google Sheets
L’algorithme a été développé à l’aide de Google Script, directement relié à un Google Sheet qui servait de base de données visuelle. Cette approche permettait de visualiser l’état des rendez-vous en temps réel et de gérer les ajustements sur place en cas de problème. Google Sheets servait aussi à générer automatiquement le fichier nécessaire pour importer les rendez-vous dans l’application Angage, utilisée lors de l’événement.
Gestion des Créneaux et Tables
L’algorithme devait répartir les participants sur 6 créneaux horaires avec un total de 30 tables par créneau. Il devait s’assurer qu’aucune table ne soit surchargée et que les préférences de chaque participant soient prises en compte autant que possible. Cette répartition automatisée a permis de garantir une utilisation optimale de l’espace et du temps, en évitant tout conflit d’horaire ou surcharge des tables.
Technologies Utilisées
Angage App : utilisée pour la gestion des meetings durant l'événement.
Google Sheets + Google Script : pour gérer les données, automatiser les répartitions, et produire les fichiers nécessaires à l'importation des rendez-vous dans l'application.
Impact
Ce système d'automatisation a permis à Vinci Energies de gérer un grand volume de rendez-vous en minimisant les erreurs manuelles et en facilitant l'organisation des échanges lors de l’événement. Le recours à une solution numérique optimisée a également permis une meilleure expérience utilisateur pour les participants, tout en offrant à l'équipe organisatrice une grande flexibilité et réactivité.
En intégrant des technologies comme Google Script et l’application Angage, cet algorithme a grandement simplifié la logistique de l'événement, garantissant une organisation précise et efficace, même avec de nombreux participants.
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