Lexique événementiel : termes clés du monde des événements
Le domaine de l'événementiel est un univers dynamique et captivant qui repose sur un langage spécifique. Comprendre et maîtriser le lexique événementiel est essentiel pour naviguer avec aisance dans cet univers fascinant.
Cet article vous propose une exploration approfondie des termes clés qui jalonnent le monde des événements.
Ce lexique événementiel regroupe un ensemble de mots et d'expressions qui jouent un rôle central dans la planification, la coordination et l'exécution des événements. Ces termes permettent de décrire les différentes étapes et aspects déterminants dans l'organisation événementielle, allant de la logistique à la créativité, en passant par la gestion des ressources humaines et financières.
Que vous soyez un professionnel de l'événementiel chevronné ou un novice cherchant à en apprendre davantage, ce lexique vous servira de guide précieux. Vous découvrirez des termes tels que la billetterie, l'animation événementielle, la scénographie, le marketing événementiel, le catering, la sonorisation, la technologie du QrCode, la sécurité événementielle et bien d'autres encore.
Préparez-vous à développer votre expertise dans ce domaine dynamique en parcourant les termes clés qui façonnent le monde des événements.
Le sourcing
Dans l'univers de l'événementiel, le terme de "sourcing" consiste à chercher et sélectionner les fournisseurs et/ou prestataires nécessaires à la réussite d'un événement. En effet, cette recherche englobe la gestion de la logistique, la sécurité, l'organisation et bien d'autres aspects de votre événement.
Ainsi, le sourcing de prestataires englobe la recherche de talents spécialisés dans différents domaines tels que la décoration, la restauration, la sonorisation,...
Cette phase nécessite une attention particulière afin de trouver les prestataires adaptés à vos besoins spécifiques, tout en respectant les contraintes budgétaires et les exigences de votre événement.
RFP (Request for Proposal)
Une RFP (Request for Proposal) est une demande officielle adressée aux fournisseurs potentiels pour obtenir des propositions détaillées sur leurs services pour la planification de votre événement. En effet, elle permet d'obtenir des informations complètes sur les prestataires, de comparer les offres et de prendre une décision éclairée.
Rédiger une RFP efficace nécessite une connaissance approfondie du lexique événementiel et l'inclusion d'informations clés sur les événements, les objectifs, les contraintes budgétaires, les délais, les critères de sélection et les exigences techniques.
SLA (Service Level Agreement)
C'est un accord contractuel qui définit les niveaux de service attendus, les responsabilités et les attentes mutuelles entre l'organisateur de l'événement et le prestataire de services tout cela pour une organisation optimale.
Le SLA est crucial pour établir des normes de qualité, des délais, des garanties et des clauses de résolution des problèmes. Ainsi, il protège les intérêts de toutes les parties impliquées et assure un niveau de transparence et de responsabilité dans la prestation des services événementiels.
Dans le lexique événementiel, il est important de comprendre les termes clés liés au SLA, tels que les KPI (Key Performance Indicators), les pénalités de non-respect, les clauses d'annulation, la durée du contrat et les procédures de résolution des litiges.
Reco
Ce terme désigne une "recommandation stratégique" ou "recommandation commerciale" lors de la sélection de prestataires et de fournisseurs. Demander une "reco" signifie demander une recommandation stratégique ou commerciale pour votre projet événementiel.
La reco commerciale
Les prestataires recommandés commercialement sont ceux qui proposent des solutions économiques qui assurent votre satisfaction et une efficacité optimale.
La reco stratégique
Les prestataires recommandés stratégiquement sont sélectionnés en fonction de critères comme la créativité, l'expérience passée et leur adéquation avec la vision et les objectifs de votre événement.
Propale
Dans le lexique événementiel, le terme "propale" ou "proposition commerciale" joue un rôle central lors de l'interaction avec les prestataires de services événementiels. En effet, il s'agit d'une offre formelle présentée par un prestataire pour répondre à un besoin spécifique lié à l'organisation d'un événement.
Une propale comprend généralement des détails tels que les services proposés, les tarifs, les conditions de paiement, les délais, les options supplémentaires et les modalités contractuelles. Elle peut être considérée comme une réponse détaillée à une demande de proposition (RFP) ou comme une proposition commerciale initiée par le prestataire lui-même.
Le lexique événementiel lié aux propales inclut des termes tels que la tarification, les forfaits, les options personnalisées, les conditions générales, les délais de validité et les modalités de négociation.
Un event app
Dans le lexique événementiel, l'event app occupe une place centrale en tant que technologie numérique polyvalent qui révolutionne l'expérience des participants lors de l'organisation des événements. De même, il a un rôle évident dans le marketing événementielle, l'animation, la communication même ciblée, l'optimisation de la logistique, l'organisation en générale et la gestion d'événements.
L'event app est une application mobile spécialement conçue pour aider de façon optimale à l'organisation des événements même au niveau logistique, offrant aux participants un accès facile à toutes les informations pertinentes, à des fonctionnalités interactives et à des outils de networking intuitifs. Grâce à cette technologie, les participants peuvent consulter leur agenda personnalisable, accéder aux présentations, interagir avec les intervenants, échanger des contacts et bien plus encore, en toute sécurité.
Dans le domaine du marketing événementiel, l'event app permet de promouvoir chacun de vos événements, d'engager les participants avant, pendant et après celui-ci, et de collecter des données précieuses pour en mesurer l'impact ; le tout avec un minimum de contrainte logistique. Côté animation, l'event app offre des possibilités d'interactivité telles que les sondages en temps réel, les jeux et les quiz le tout sur une seule et même plateforme.
En termes de communication, l'event app facilite la diffusion d'informations importantes et permet aux participants de rester connectés. Sur le plan logistique, elle permet une gestion efficace des inscriptions, des réservations et des changements de programme.
Enfin, sur le plan de l'organisation et de la gestion, l'event app simplifie les tâches administratives et améliore la coordination entre les différentes parties prenantes.
Validation d'un prestataire
Il est crucial de confirmer au prestataire sélectionné qu'il a été choisi et de formaliser cet engagement pour une planification transparente et éviter des problèmes de communication.
Dans ce cadre, cette validation peut être accompagnée d'un versement d'acompte pour garantir la réservation des services.
De plus, cette étape permet de clarifier les attentes, les délais, les conditions contractuelles et autres informations pertinentes que ce soit pour la partie logistique ou du côté de l'organisation de votre événement.
Ainsi, le versement d'acompte assure l'engagement mutuel et la disponibilité des services du prestataire.
Feuille de déroulement
La feuille de déroulement est un outil essentiel pour la planification et la coordination précises des événements.
Aussi connue sous le nom de "timing" ou "agenda", elle détaille de manière chronologique toutes les étapes, les activités et les interventions prévues.
Elle permet de visualiser l'événement dans son ensemble, spécifiant les horaires, les emplacements, les responsables et les tâches associées pour une communication fluide et une organisation optimale.
Utilisée par tous les acteurs impliqués, elle assure le bon déroulement selon le plan établi et peut inclure des informations logistiques détaillées et des moments clés à ne pas manquer.
La billetterie
La billetterie est un élément essentiel de l'organisation d'événements.
En effet, elle permet la vente et la gestion des places. Elle englobe la création, la distribution et la gestion des billets, pouvant être réalisées en ligne ou en physique.
En plus de la vente, elle offre des possibilités telles que la réservation de places, l'émission de billets électroniques et la gestion des tarifs.
La scénographie
La scénographie, dans le lexique événementiel, joue un rôle essentiel pour créer des expériences immersives et mémorables surtout durant une animation.
En effet, elle englobe la conception et la mise en scène de l'espace, en utilisant des éléments visuels, sonores et sensoriels pour créer une atmosphère unique.
Cela inclut la disposition de la scène, l'éclairage, les décors, les effets spéciaux et les installations artistiques, visant à susciter des émotions, à raconter une histoire et à captiver les participants.
La scénographie est utilisée dans divers événements tels que des concerts, des expositions, des conférences, des festivals ou des spectacles théâtraux, pour créer une atmosphère immersive et stimuler l'engagement du public.
Le "catering"
Le terme "catering", dans le lexique événementiel, désigne les services de restauration et de traiteur, y compris la logistique. Cela englobe la planification, la préparation et la présentation des repas, des boissons et des collations pour les participants.
Pour une bonne organisation, les prestataires de catering collaborent directement avec les organisateurs pour répondre aux besoins spécifiques en matière de menu, de régimes alimentaires, de présentation des plats et de logistique, afin de garantir une expérience culinaire de qualité et mémorable pour les invités.
La sonorisation
La sonorisation, dans le lexique événementiel, est cruciale pour une expérience audio de qualité surtout lors le l'animation. Elle englobe la logistique, les techniques et les processus nécessaires pour diffuser un son clair et efficace.
Cela comprend la sélection et l'installation d'équipements tels que les enceintes, les microphones, les tables de mixage et les amplificateurs.
Les professionnels de la sonorisation travaillent en collaboration avec les organisateurs pour répondre aux besoins spécifiques surtout en terme d'animation, assurer une excellente qualité sonore et garantir une bonne audibilité pour tous les participants.
Le score d'engagement
Le score d'engagement, dans le lexique événementiel, mesure l'implication des participants et l'interaction lors d'un événement.
Il quantifie l'engagement global en utilisant des indicateurs tels que la participation aux sessions, les interactions sur les réseaux sociaux, les sondages, les téléchargements d'applications, etc.
Ce score permet aux organisateurs d'évaluer l'efficacité de leurs initiatives, d'identifier les améliorations à apporter et de mesurer la satisfaction des participants, influençant ainsi les décisions stratégiques pour les événements futurs.
Marketing événementiel
Le marketing événementiel joue un rôle clé dans la planification et la promotion d'un événement. Il englobe les stratégies visant à attirer, engager et fidéliser le public cible.
Du branding événementiel à la communication sur les médias sociaux, le marketing événementiel crée une expérience mémorable et maximise l'impact de l'événement.
Les pratiques et concepts essentiels du marketing événementiel vous permettent de comprendre et d'appliquer des stratégies efficaces pour accroître la visibilité de vos événements et atteindre vos objectifs de participation.
Communication événementielle
La communication événementielle implique l'utilisation de stratégies et d'outils pour informer, promouvoir et engager le public.
Ce mode de communication comprend la création d'un plan de communication et l'utilisation de différents canaux tels que les médias traditionnels, les médias sociaux et le marketing par e-mail.
Les termes clés liés à la communication événementielle sont la rédaction de communiqués de presse, la gestion des médias sociaux et l'utilisation du storytelling.
Par ailleurs, les notifications push sont également utilisées pour une communication plus fluide avec le public lors d'événements.
Notification push
Dans le lexique événementiel, la notification push est un terme essentiel qui fait référence à un outil de communication numérique permettant d'envoyer des messages instantanés et ciblés aux participants des événements. Ce sous-titre explore en détail les différents aspects de la notification push et son rôle clé dans la communication, la logistique, l'organisation, la gestion, le marketing et la planification d'événements.
La notification push est une fonctionnalité souvent intégrée aux applications mobiles dédiées aux événements. Elle permet aux organisateurs d'envoyer des messages en temps réel aux participants, que ce soit pour transmettre des informations importantes, des rappels d'activités, des mises à jour de programme ou des offres spéciales.
En termes de communication événementielle, la notification push est un moyen efficace de garder les participants informés et engagés tout au long de l'événement. Elle leur permet de recevoir des alertes instantanées sur leur appareil mobile, garantissant ainsi qu'ils ne manquent aucune information cruciale.
Sur le plan logistique, la notification push peut être utilisée pour fournir des instructions précises sur les lieux, les horaires, les changements de dernière minute et les informations pratiques liées à votre événement. Elle facilite ainsi la gestion des détails logistiques pour les participants.
En ce qui concerne l'organisation et la gestion d'événements, la notification push offre un moyen efficace de coordonner les activités, de rappeler aux participants leurs prochaines sessions ou réunions, et de recueillir des commentaires instantanés.
Du point de vue marketing, la notification push peut être utilisée pour promouvoir des offres spéciales, des remises ou des opportunités de réseautage, incitant ainsi les participants à s'engager davantage avec l'événement.
Enfin, en termes de planification, la notification push permet de respecter les horaires, de rappeler les dates importantes et d'optimiser la gestion globale de l'événement.
La sécurité événementielle
La sécurité événementielle est primordiale pour assurer la protection des participants, du personnel et des biens lors d'un événement. En effet, elle englobe des mesures telles que la planification de la sécurité, l'évaluation des risques des problèmes de sécurité, la présence de services de sécurité professionnels et la mise en place de procédures de sécurité en cas d'urgence.
Par ailleurs, la sécurité événementielle est associé à une bonne gestion des foules, à la surveillance vidéo, à des contrôles d'accès et des plans d'évacuation.
La technologie des QR Codes est également largement utilisée pour renforcer la sécurité lors des événements.
Le scan par QrCode
C'est le processus de numérisation d'un code QR à l'aide d'un appareil mobile. En effet, cette technologie de code-barres à deux dimensions contient des informations telles que des liens web, des coordonnées ou des textes. Ainsi, les organisateurs l'utilisent pour faciliter diverses interactions, comme le check-in, l'accès à des informations, l'enregistrement aux sessions ou la participation à des jeux.
Cette technologie offre un moyen pratique d'accéder à des informations supplémentaires et de simplifier certaines procédures, tout en assurant la sécurité des données des participants.
L'animation événementielle
L'animation événementielle crée une ambiance dynamique et mémorable en utilisant diverses formes d'interactivité et de divertissement. Du spectacle sur scène à l'animation interactive, elle vise à engager et divertir les participants.
Les termes clés liés à l'animation couvrent des aspects tels que les performances artistiques, les activités participatives et l'utilisation de technologies innovantes.
Il vous aidera à mieux comprendre les différents aspects de l'animation événementielle, permettant ainsi la création d'expériences adaptées à vos événements et à votre public cible.
Honoraires Agences
Les "honoraires agences" dans le lexique événementiel désignent les frais facturés par une agence pour la planification, l'organisation et la gestion d'événements. Ils incluent la conception du concept, la coordination logistique, la recherche de fournisseurs, la gestion budgétaire et d'autres services spécifiques. Les honoraires varient en fonction de la taille, de la complexité de l'événement et des services demandés. Ils peuvent être basés sur un pourcentage du budget, un tarif horaire ou un montant forfaitaire.
Lors de la négociation, il est important de considérer la valeur ajoutée de l'agence, son expérience et sa capacité à fournir des résultats exceptionnels.
La gamification
La gamification dans l'événementiel intègre des éléments de jeu pour stimuler l'engagement et l'interaction des participants et ainsi créer de l'animation.
De ce fait, elle impacte le marketing, l'animation, la communication, la logistique et l'organisation de vos événements.
En utilisant des mécanismes de jeu tels que des défis et des récompenses, la gamification motive les participants à interagir activement.
Ainsi, elle renforce l'expérience des participants, favorise l'apprentissage, et encourage les interactions sociales, contribuant ainsi à la réussite de vos événements.
ROI (Return on Investment)
Le terme "ROI" dans le lexique événementiel désigne le retour sur investissement, mesurant l'efficacité et la rentabilité d'un événement.
En effet, il compare les bénéfices aux coûts engagés, prenant en compte les revenus, les économies réalisées et les objectifs spécifiques.
Ainsi, mesurer le ROI permet d'évaluer les stratégies, de prendre des décisions éclairées et de justifier les investissements, améliorant ainsi la planification des événements futurs.
ROO (Return on Objectives)
Il fait référence au "retour sur objectifs", mesurant l'atteinte des objectifs d'un événement au-delà des aspects financiers.
Contrairement au ROI qui se concentre sur les aspects monétaires, le ROO évalue les résultats qualitatifs et quantitatifs liés aux objectifs spécifiques de l'événement.
Il prend en compte divers aspects tels que la notoriété de la marque, la satisfaction des participants, les retombées médiatiques et les indicateurs de performance.
Mesurer le ROO permet aux organisateurs d'évaluer l'efficacité de leur stratégie, d'ajuster leurs pratiques pour les événements futurs et de démontrer la valeur ajoutée au-delà des aspects financiers.
Pour finir
Dans le monde des événements, un bon lexique événementiel est essentiel pour comprendre et communiquer efficacement avec les professionnels de l'industrie. Ce lexique regroupe un ensemble de termes clés qui définissent les aspects fondamentaux de la planification, de la logistique, du marketing, de la technologie et de la sécurité des événements.
Cet article a exploré certains de ces termes clés, en fournissant des définitions claires et concises pour enrichir votre vocabulaire événementiel. De la planification à l'exécution, en passant par l'engagement des participants, la technologie et les indicateurs de performance, ce lexique vous offre une compréhension approfondie des concepts fondamentaux du monde des événements.
En utilisant ce lexique événementiel, vous serez en mesure de mieux naviguer dans l'industrie, de dialoguer efficacement avec les prestataires et de participer activement à la réussite de vos événements. La maîtrise de ces termes clés vous permettra d'améliorer votre expertise et votre professionnalisme dans le domaine de l'événementiel.
Nous espérons que cet article a été une ressource précieuse pour enrichir votre lexique événementiel.
N'hésitez pas à consulter ce lexique régulièrement et à l'utiliser comme guide pratique dans vos futures aventures événementielles.
