Organiser un événement d’entreprise : 7 bonnes pratiques
Plus qu'une simple réunion, organiser un événement d'entreprise, c'est donner l'opportunité précieuse de renforcer la culture de l'organisation dans laquelle chaque employé travaille, d'instaurer un sentiment d'appartenance à une communauté et de favoriser une communication transparente.
Avec l'évolution des plateformes événementielles et des applications dédiées, la gestion logistique derrière ces événements a considérablement évolué, offrant aux organisateurs des outils sophistiqués pour optimiser chaque aspect, du concept initial à l'exécution finale même avec un petit budget.
Sommaire
Dans cet article, nous explorerons 7 bonnes pratiques cruciales pour réussir la planification de vos événements corporate, en mettant l'accent sur la maximisation des ressources notamment logistique, la gestion efficace du budget et une communication harmonieuse pour créer des expériences mémorables et enrichissantes pour tous les participants.
Ainsi, que vous soyez un professionnel chevronné de la gestion d'événements ou un nouvel organisateur, plongeons dans cet univers passionnant pour découvrir les clés d'une organisation d'événement interne couronnée de succès.
1. Organiser un événement d’entreprise : le choix de la date
Avant tout projet de gestion d'événements, le choix de la date idéale pour organiser votre événement d'entreprise revêt une importance cruciale pour son succès.
Ainsi, voici quelques périodes généralement considérées comme délicates pour l'organisation et la tenue d'événements d'entreprise :
Organiser un événement d'entreprise durant les vacances nationales ou locales
Évitez l'organisation ou la planification d'un événement pendant les vacances nationales, les jours fériés majeurs ou les jours spéciaux de célébration locale, car de nombreux participants pourraient être absents ou avoir des engagements personnels.
Organiser un événement d'entreprise durant les périodes de congés traditionnelles
Évitez les périodes où la plupart des collaborateurs prennent traditionnellement des congés, comme les vacances d'été, les semaines de Noël et du Nouvel An, et les périodes de congés scolaires si vos participants incluent des familles.
Organiser un événement d'entreprise durant les jours de semaine chargés
Évitez l'organisation d'événements les jours de la semaine qui sont généralement très chargés pour les participants, comme le lundi (reprise de la semaine), le vendredi (fin de semaine), ou les jours précédant un long week-end.
Organiser un événement d'entreprise durant des événements concurrents
Évitez la planification de votre événement en même temps que des événements concurrents ou des conférences majeures dans votre secteur, car cela pourrait diviser l'attention de vos participants.
Organiser un événement d'entreprise durant la fin de mois ou de trimestre
Évitez la planification d'événements durant les fins de mois ou de trimestres si vos participants sont composés de professionnels dont le travail est soumis à des échéances financières ou de projets, car ces périodes peuvent être très chargées.
Organiser un événement d'entreprise durant la saisonnalité de l'industrie
Considérez les cycles saisonniers de votre industrie. Par exemple, pour les secteurs touristiques, les périodes de haute saison peuvent être moins favorables en raison d'une occupation accrue.
Bref, même si ces périodes sont généralement à éviter, il est important de prendre en compte les particularités propres à votre organisation, à vos participants et à l'objectif de votre événement. Parfois, une date apparemment inhabituelle pourrait parfaitement convenir en fonction des circonstances spécifiques et des besoins de vos participants.
2. Organiser un événement d’entreprise : le choix du format
Lorsque vient le moment crucial d'organiser un événement d'entreprise, la décision du format - en présentiel, en ligne ou hybride - est une décision fondamentale qui impactera directement l'expérience des participants et le budget de la gestion logistique. En effet, cette diversité offre aux organisateurs une palette riche d'options pour atteindre des objectifs spécifiques. De même, chaque format présente ses propres avantages en termes d'organisation, de gestion des ressources et de communication.
Organiser un événement d'entreprise en présentiel
Ce format offre une interaction directe et une connexion humaine tangible. Cependant, les contraintes de temps, de budget de déplacement et les limites de capacité physique, et surtout logistique, peuvent être des freins à la participation pour certains employés.
Organiser un événement d'entreprise en ligne
Ils permettent une portée mondiale, une grande flexibilité de participation et réduisent les obstacles géographiques ; ce qui en fait un choix idéal pour un budget et une logistique limitée. Néanmoins, il peut être plus difficile de susciter un engagement similaire à celui d'un événement en personne.
Organiser un événement d'entreprise hybride
Combinant à la fois la présence physique et virtuelle, ce format peut être la solution idéale pour maximiser la portée tout en offrant une expérience immersive aux participants à distance avec un budget minime et peu d'outils côté logistique pour engager.
Par exemple :
Une entreprise internationale organisant une conférence annuelle peut opter pour un événement hybride afin d'accueillir les participants locaux tout en permettant à ceux qui sont éloignés de rejoindre l'événement en ligne, favorisant ainsi une participation plus diversifiée et étendue ainsi qu'une meilleure planification de chaque déroulé et une meilleure gestion de la logistique.
Bref, en faisant un choix le plus adapté à vos objectifs et à vos participants, vous offrez une expérience enrichissante, favorisant l'engagement et répondant aux besoins variés de vos collaborateurs lors de vos événements corporate : le tout, en respectant le budget fixé pour une logistique optimale et une planification fluide à chaque déroulé.
3. Organiser un événement d’entreprise : susciter l’intérêt et l’engagement
L'engagement des participants est la pierre angulaire de la réussite de l'organisation de tous les événements d'entreprise. Et, pour susciter un intérêt durable et garantir une participation active avec un minimum logistique, exploitez divers moyens de communication et d'interaction à travers des outils de planification optimisés qui convient même aux projets à petit budget.
Ainsi, utilisez efficacement les canaux de communication internes de votre entreprise tels que les e-mails d'invitation, les annonces sur les plateformes intranet ou les messages dans les groupes de discussion pour informer et intriguer vos employés à propos des événements à venir. Créez un sentiment d'anticipation en dévoilant progressivement des détails de l'organisation ou en mettant en avant des intervenants ou activités captivantes.
Songez également à utiliser les fonctionnalités interactives d'une plateforme événementielle ou application pour événements qui est déjà en lui-même un outil tout-en-un vous épargnant ainsi des dépenses folles côté budget et logistique. De même, organisez des sondages pour recueillir les préférences des participants concernant les sujets à aborder ou les activités à inclure avant l'organisation de vos activités.
Par exemple :
Si vous préparez une journée de team building, proposez plusieurs activités et laissez les employés voter pour celles qui les intéressent le plus.
En outre, créez un espace dédié sur la plateforme événementielle où les participants peuvent interagir avant, pendant et après vos événements. Ainsi, encouragez la communication : les discussions, le partage d'idées et le réseautage entre collègues pour renforcer le sentiment d'appartenance et d'engagement.
Par exemple :
Lors de l'organisation d'une série de webinaires sur le bien-être au travail, en plus d'envoyer des invitations personnalisées, vous pouvez créer un espace sur l'application pour événements où les employés peuvent partager leurs astuces pour une bonne gestion du stress au quotidien ou discuter des sujets abordés lors des webinaires. Cela stimulerait l'engagement et créerait un environnement interactif propice à l'apprentissage et à l'échange d'idées.
Bref, en adoptant une approche proactive et diversifiée pour encourager la participation et l'interaction à travers un outil logistique tout-en-un prévu lors de la planification de vos événements, vous favoriserez un engagement accru et un impact positif même avec un petit budget.
4. Organiser un événement d’entreprise : anticipez les imprévus
Lorsqu'il s'agit de la planification minutieuse des événements corporate, la capacité à anticiper et à gérer les imprévus est une compétence inestimable. En effet, même avec une logistique impeccable et une planification méticuleuse, des facteurs externes ou internes peuvent perturber le déroulement prévu d'un événement.
Par exemple :
Lors de la planification d'une journée de formation cruciale pour le personnel d'une entreprise, un imprévu tel qu'une grève de transports en commun perturbe les déplacements des participants.
Pour faire face à de telles situations, il est essentiel d'avoir des plans de secours flexibles et une communication réactive. Ainsi, il est recommandé de prévoir un budget pour la gestion des imprévus, l'établissement de protocoles de secours pour l'aspect logistique et la mise en place de solutions alternatives, comme la possibilité de basculer vers une composante virtuelle en cas d'urgence, sont des stratégies intelligentes pour faire face aux aléas de la planification des événements corporate surtout d'envergure.
Concrètement, il est important de commencer par établir une liste exhaustive des tâches à réaliser, du budget à disposition, des ressources nécessaires (notamment logistique) et des délais pour chaque étape. En vous donnant une marge de manœuvre, vous pourrez mieux gérer les changements de dernière minute ou les imprévus qui pourraient survenir.
Par exemple :
Lors de l'organisation d'une journée de formation, prévoyez du temps supplémentaire pour résoudre d'éventuels problèmes techniques ou logistique. Aussi, répondre aux besoins spécifiques des participants.
Dans le cadre de l'organisation d'événements, la communication proactive avec toutes les parties prenantes est également cruciale. Ainsi, informez régulièrement les intervenants, les fournisseurs et les participants sur l'avancement des préparatifs côté communication ou logistique pour des événements sans mauvaise surprise. De plus, créez des listes de contrôle détaillées à chaque déroulé : de la logistique à la gestion des inscriptions, en passant par la sécurité et les mesures sanitaires si nécessaire.
Par exemple :
Lors de l'organisation d'une conférence annuelle, vous devez réserver le lieu bien à l'avance, coordonner les intervenants, vous occuper de la planification des activités parallèles, assurer la fiabilité et la disponibilité de chaque outil logistique dont les équipements audiovisuels et ainsi garantir une assistance technique en cas de besoin.
En ayant une vision claire de chaque déroulé et avec une planification incluant une marge de manœuvre, vous pouvez réagir rapidement et procéder rapidement à la gestion des imprévus, et ainsi maintenir la qualité de l'événement même à petit budget.
Enfin, n'hésitez pas à constituer une équipe dédiée à la gestion des urgences pour faire face à tout imprévu le jour J. Une organisation minutieuse à l’avance vous permettra d'être mieux équipé pour éviter les situations stressantes et assurerez une organisation sans problèmes.
5. Organiser un événement d’entreprise avec les équipes internes et prestataires externes
Organiser un événement d'entreprise nécessite la coordination sans faille de toutes les parties prenantes dont les équipes internes (telles que les départements marketing, communication, et logistique) et les prestataires externes (tels que les traiteurs, les agences événementielles ou les fournisseurs de technologie événementielle).
Par exemple :
Si une entreprise qui prévoit une célébration annuelle de fin d'année, les équipes internes seraient responsables de définir son thème et ses objectifs, tandis que les prestataires externes, tels que les organisateurs d'événements ou les services de restauration, interviendraient pour concrétiser votre vision.
Une communication fluide et une bonne organisation entre toutes les parties sont essentielles pour garantir une compréhension mutuelle des attentes, des délais et de chaque exigence logistique ainsi que du respect du budget.
De plus, l'intégration transparente des prestataires externes dans le processus de planification et de gestion des événements renforce la cohérence de l'événement et garantit une expérience homogène pour les participants. De même, elle peut alléger votre charge de travail, garantir une expertise spécialisée, apporter un soutien professionnel et des solutions novatrices lors de l'organisation de vos événements.
Pour illustrer :
Durant la planification d'un événement de lancement de produit, collaborer avec une agence spécialisée en communication événementielle peut vous aider à créer une expérience immersive et percutante pour vos participants. Cependant, il est crucial de choisir des partenaires et prestataires en adéquation avec les objectifs et la culture de votre entreprise et de votre budget. Recherchez des références, évaluez leurs réalisations passées et assurez-vous que leur vision de la gestion des événements corresponde à la vôtre.
Bref, en travaillant de concert avec vos équipes internes et en vous associant à des experts externes pour la planification de vos événements, vous renforcez vos capacités et maximisez leur chance de réussite, offrant ainsi une expérience inoubliable à vos participants.
6. Organiser un événement d’entreprise : faites preuve d’originalité et de créativité
Lorsque vient le temps d'organiser un événement d'entreprise, faire preuve d'originalité et de créativité au niveau du choix de la logistique et du style de communication peut être un atout inestimable pour captiver et marquer les esprits des participants. En effet, se démarquer au sein d'un paysage événementiel concurrentiel implique souvent de repousser ses limites pour une organisation sans faille et une expérience haut de gamme.
Par exemple :
Explorez des idées non conventionnelles pour l'organisation de vos événements comme lors d'une journée de cohésion d'équipe, au lieu d'opter pour des activités classiques, envisagez des jeux ou des ateliers interactifs qui sortent de l'ordinaire. Pensez à des activités basées sur des énigmes ou des défis collaboratifs qui stimulent la réflexion et renforcent les liens entre les collègues.
La créativité peut également se manifester dans la manière dont vous communiquez et engagez les participants avant, pendant et après l'événement. Lors de la gestion de vos événements, mettez à disposition des supports visuels accrocheurs, des teasers intrigants ou des vidéos captivantes pour susciter l'excitation et encourager la participation.
Par exemple :
Lors de la planification d'un événement de lancement de produit, créez des vidéos teaser présentant des aperçus exclusifs pour éveiller la curiosité des participants.
De plus, pensez à l'aménagement et à la décoration de l'espace pour créer une ambiance immersive et inspirante. Lors de l'organisation de vis événements, utilisez des thèmes originaux ou des éléments visuels uniques peut contribuer à captiver l'attention des participants et à les rendre plus mémorable.
Par exemple :
Lors de l'organisation d'un événement sur le thème du voyage, où chaque salle représente une destination différente avec une décoration et une cuisine caractéristiques de chaque pays.
Bref, en cultivant l'originalité et en encourageant la créativité à chaque étape de la planification de votre événement d'entreprise, vous pouvez offrir une expérience exceptionnelle et marquante à vos participants, renforçant ainsi l'impact de votre événement.
7. Organiser un événement d’entreprise : discours en moins de 2 heures
Lors de la gestion des événements corporate, une règle d'or souvent négligée lors de l'organisation ou de la planification d'un événement d'entreprise est la limitation de la durée des discours à moins de 2 heures.
Dans un contexte où l'attention des participants est souvent sollicitée de multiples façons, maintenir l'engagement et l'intérêt nécessite une gestion habile du temps de parole de chaque intervenant.
Par exemple :
Lors de l'organisation d'une convention d'entreprise annuelle où différents membres de la direction sont programmés pour prendre la parole pendant la journée. En effet, limiter chaque discours à des durées plus courtes favorise la concentration des participants pour une bonne gestion du temps et permet une meilleure rétention des informations clés.
De plus, une approche alternative consisterait à encourager des formats plus interactifs tels que des panels de discussion, des sessions de questions-réponses ou des ateliers pratiques sur une plateforme dédiée, offrant ainsi une variété de contenus tout en maintenant l'attention des participants.
Pour une bonne organisation, une communication préalable avec les intervenants sur la nécessité de synthétiser leur discours en des présentations plus percutantes peut également contribuer à optimiser le temps alloué et à maximiser l'impact de chaque intervention.
Bref, en respectant cette règle de base, vous pourrez garantir que la gestion de chaque moment de l'événement sera des moments précieux et contribuera de manière significative à l'expérience globale des participants.
Pour finir
En somme, la planification et la gestion d'un événement d'entreprise sont des processus complexes qui exigent une attention méticuleuse à chaque détail, de l'organisation initiale à la réalisation finale. En intégrant les bonnes pratiques telles que la communication transparente ou la gestion proactive des imprévus ainsi que bien d'autres, vous pouvez désormais optimiser chaque aspect de vos événements.
Ces stratégies visent à garantir non seulement une exécution fluide et efficace mais également à créer des expériences mémorables et engageantes pour les participants avec un petit budget et un minimum logistique à gérer.
Par ailleurs, l'utilisation d'une plateforme événementielle moderne comme Angage peut considérablement faciliter la gestion et la coordination de chaque étape de l'événement.
Grâce à ses fonctionnalités innovantes, telles que la gestion centralisée des participants, le suivi en temps réel, et la personnalisation des interactions, Angage offre une solution complète et abordable afin que vous puissiez optimiser l'organisation d'événements internes au sein d'une entreprise.
En définitive, une planification minutieuse combinée à l'utilisation d'outils technologiques avancés comme Angage ouvre la voie à des événements d'entreprise exceptionnels qui renforcent la culture interne, favorisent la communication et contribuent à la croissance et au succès de l'entreprise.
