Comment organiser une conférence téléphonique à plusieurs ?
Dans notre économie hyper-mondialisée et en constante progression technologique, travailler ensemble d’un bout du globe à l’autre, via les outils de conférences téléphoniques, web conférence ou audioconférence est devenu plus que commun !
Exit le bon vieux standard téléphoniques assorti d’un fax, d’un répondeur, et de quelques postes filaires avec combinés !
Les technologies actuelles ont révolutionné la téléphonie d’entreprise : salles de conférences, voix sur ip, connectivité, micros, communications unifiées et autres terminaux reliés au web ; sont devenus indissociables de nos réunions à distance.
Et si toutes ces technologies permettent d’organiser une conférence téléphonique, une web conférence ou autre conf call en toute simplicité, il est tout de même quelques étapes et protocoles à respecter pour bénéficier de conditions optimales.
Ce petit « pas à pas » vous rappelle les fondamentaux de la conférence téléphonique à plusieurs selon deux scénarios et technologies possibles …
Suivez le guide, et adoptez nos solutions de téléconférence, si vous souhaitez organiser une conférence téléphonique digne de ce nom !
Vous organisez votre conférence téléphonique ou réunion à distance via le réseau téléphonique et/ou des smartphones
Vous êtes l’organisateur de la conf call ; vous souhaitez organiser une réunion à distance avec vos collaborateurs mais vous n’êtes pas équipé de toutes les technologies de pointe ( salle de réunion ou de conférence, pont de conférence, pieuvre, connexion internet adsl, bridge, terminal tactile avec port USB ou Ethernet, full duplex ou Bluetooth, adaptateurs, systèmes de téléphone ip, Voip, trio, rtc poe, icd, dect, gigaset, bridge, microphones en full HD, logiciel Codec etc.).
Pas de panique ! Vous pouvez très bien vous passer de tout cela, et organiser votre conférence téléphonique à plusieurs, même si vos participants sont uniquement équipés de postes téléphoniques analogiques fixes ; ou de simples téléphones sans fil.
Voici les étapes à suivre …
Vous envoyez une invitation à chaque participant par SMS, e-mail ou messagerie instantanée ;
Le jour J, à l’heure h ; vous appelez, depuis votre numéro dédié, chacun des participants à votre conférence téléphonique. Soit chaque participant figure d’ores et déjà dans votre liste de contacts, soit vous composez les numéros d’appel depuis votre propre téléphone mobile,
Dès que la communication est établie, vous appuyez sur « ajouter un appel ». Chaque participant est alors mis en attente.
Une fois tous les numéros sortants appelés, vous cliquez sur « fusionner les appels ». Tous les participants sont alors intégrés à la discussion avec l’appelant. En fonction de votre opérateur, le nombre de participants possible est fluctuant… Vous pouvez, dans le meilleur des cas, aller jusqu’à cinq interlocuteurs. Ce système de réunion téléphonique ( également appelé conférence téléphonique, téléconférence, vidéoconférence, audioconférence, conf call ou visioconférence ) ; fonctionne avec tous les types de téléphone, qu’ils soient fixes ( une « pieuvre » est alors nécessaire ) ou mobiles ( iPhone ou Android).
Une fois la communication établie, il vous reste à demander à chacun des participants d’activer son haut-parleur et – éventuellement - la fonction vidéo de son téléphone,
Votre conf call, ou réunion à distance démarre alors instantanément. Ces appels vocaux, selon votre forfait, peuvent ne pas être surtaxés, y compris à l’international.
Les conversations pourront selon le système téléphonique utilisé ( lignes téléphoniques fixes ou mobiles), être assorties de partages d’écrans. Votre conf call, téléconférence, audioconférence ou visio conférence s’effectue alors en toute simplicité et pour une durée illimitée, avec une qualité sonore en général plus qu’acceptable…Les échanges, bien que virtuels, ressemblent à s’y méprendre à du face à face !
Vous organisez votre conférence téléphonique en utilisant les services d’un opérateur professionnel ; ou un centre d’administration de conf call
Vous devez d’abord trouver le bon opérateur ; ainsi la tarification en adéquation avec vos besoins.
La téléphonie d’entreprises est aujourd’hui le terrain de jeux de multiples professionnels des télécommunications tels que, par exemple, GoToMeeting ou Skype, qui vous donnent la possibilité d’organiser un nombre illimité de conférences audio/vidéo ; ou téléconférences réunissant plusieurs participants.
Les forfaits disponibles donnent lieu à une facturation à la carte : vous pouvez opter pour un forfait sans engagement qui correspond à de petites réunions téléphoniques gratuites entre amis ; à des forfaits beaucoup plus conséquents.
Ces facturations permettent alors de réunir de manière illimitée, plusieurs centaines de collaborateurs en conférence téléphonique, téléconférence, vidéoconférence, audioconférence, conf call ou visioconférence.
Les appels téléphoniques sont alors soumis à la réception d’invitations assorties de codes d’accès, sous forme de codes PIN.
La téléphonie sur ip et les communications unifiées sont alors activées : les appels entrants sont filtrés et reconnus selon leurs codes confidentiels authentifiés par le terminal.
Votre call téléphonique, audioconférence ou visioconférence peut démarrer en toutes simplicités ; les mains sont libres exemptes de combinés !
L’assistante en charge du compte rendu, si elle ne participe pas aux échanges avec les collaborateurs, met son micro en mode « muet », afin de se concentrer sur les voix et les interventions de l’animateur.
Votre conf call, visio, audio, ou vidéoconférence est à présent achevée. Il est temps de faire avancer les projets avant d’organiser la prochaine… !
