Quelle est la meilleure application pour une réunion de travail ?
Dans une entreprise, l’esprit d’équipe est très important pour pouvoir travailler dans de bonnes conditions. Il faut qu’il règne une bonne entente entre les employés, mais aussi avec le patron. C’est pour cela que, régulièrement, les chefs d’entreprises organisent des réunions de travail. Mais concrètement, à quoi sert une réunion et travail et comment bien l’organiser ?
Qu'est-ce qu'une réunion de travail ?
La réunion de travail est, comme son nom l’indique, une réunion organisée par un chef d’entreprise ou un responsable, par exemple et durant laquelle, au moins trois personnes sont conviées. Également appelée réunion de service, réunion interne ou encore réunion d’équipe, la réunion de travail est indispensable pour assurer une bonne cohésion au sein de l’entreprise et améliorer la productivité des employés.
Ces réunions sont extrêmement importantes et ne doivent pas être négligées. Cela dit, il faut quand même conserver un juste milieu. Certaines entreprises n’en organisent jamais, tandis que d’autres, organisent des réunions pour tout et n’importe quoi et là, elles perdent tout leur intérêt.
Les avantages de la réunion de travail pour les collaborateurs ?
Les avantages de la réunion de travail sont relativement nombreux. Tout d’abord, ce genre de réunion permet de renforcer les équipes de travail. Mais ce n’est pas tout puisqu’elles permettent, aussi, de mettre en évidence certains problèmes dans l’entreprise afin de tenter de les résoudre.
Il existe différents types de réunions de travail :
La réunion d’information ;
La réunion de formation ;
La réunion festive ;
La réunion de gestion de projets ;
La réunion pour résoudre des problèmes ;
Comme vous pouvez le constater, pour chaque sujet bien précis, il convient d’organiser une réunion de travail. Idéalement, une réunion mensuelle ou trimestrielle est amplement suffisante, sauf s’il doit y avoir une réunion d’urgence pour traiter un sujet bien particulier.
Le rythme des réunions peut être régulier (à date fixe) ou non, car cela dépend aussi des disponibilités de tous les participants. Quoi qu’il en soit, le but de ces réunions est d’améliorer les conditions de travail afin d’avoir des équipes plus productives.
Comment organiser et préparer une bonne réunion de travail ?
Intro
Pour organiser et bien préparer une réunion de travail, il faut y consacrer du temps. En effet, une telle réunion ne se prépare pas au dernier moment et ne s’improvise pas. La plupart des gens ne le savent pas, mais une réunion de travail doit être centrée sur un seul sujet. Sans réelle préparation, la réunion risque de durer plus longtemps que prévu, car les participants mettront sur le tapis toutes sortes de sujets, ce qui conduira, au final, à s’éloigner du sujet principal.
Les étapes à suivre
En premier lieu, il est primordial de définir avec précision quel est le but de cette réunion. En effet, il est possible de noter ses idées sur une feuille, par exemple, afin d’y voir plus clair. Ainsi, définir les objectifs et les sujets qui seront traités durant la réunion est l’étape la plus importante.
En second lieu, il faut bien réfléchir à toutes les personnes qui participeront à la réunion. En effet, pour que ce soit considéré comme une réunion de travail, il doit y avoir au moins trois participants. Alors, s’il y en a moins de trois, alors c’est considéré comme un entretien.
En dernier lieu, le choix du lieu et la date de la réunion de travail sont aussi des éléments importants à ne surtout pas négliger. En effet, se synchroniser sur ces 2 sujets permet déjà d'avancer sur d'autres.
Comment annoncer une réunion de travail ?
Voici une excellente question : quelle est la manière la plus efficace d’annoncer une réunion de travail ?
Différentes solutions s’offrent à vous, mais la plus simple reste l’envoi d’une lettre par courrier postal. D'ailleurs, cette lettre doit être envoyée plusieurs jours à l’avance.
De cette manière, les participants peuvent mieux s’organiser. Mais aussi, ils pourront envoyer une confirmation en retour.
Sinon, vous avez aussi la possibilité d’envoyer un mail à toutes les personnes qui sont conviées à la réunion. Mais cette initiative apporte moins d'impacts.
Enfin, il est également possible de faire, ce que l’on appelle, un tableau collaboratif. C’est très pratique. En effet, cela permet de planifier toute la réunion en donnant les sujets, les objectifs, les dates et le lieu de la réunion.
Puis, il permet également de partager facilement ce tableau avec tous les participants. Ainsi, ils pourront, éventuellement, apporter leur contribution.
Utiliser des images, photos et autres dessins
Que l’annonce soit faite par courrier ou par mail, afin de la rendre plus attrayante, il ne faut pas hésiter à utiliser des images, des photos ainsi que des dessins. De cette manière, il sera plus facile d’expliquer le but de cette réunion et d’intéresser les participants.
Utiliser une application de réunion de travail
Vous ne le savez peut-être pas, mais il est tout à fait possible d’utiliser des applications de réunion de travail. Très pratiques, ces applications vous font gagner beaucoup de temps sur l’organisation et sur le déroulement de la réunion. Avec certaines applications, animer une réunion n’aura jamais été aussi simple.
Parmi les applications les plus connues ou les plus utilisées, on retrouve Google Hangouts Meet, Zoom, Klaxoon, Microsoft Teams ou encore LogMeIn. Certaines de ces applications sont payantes, mais offrent un essai gratuit plus ou moins long.
Quelques astuces pour diriger et conduire une réunion de travail
En tant qu’organisateur de la réunion, vous souhaitez obtenir quelques astuces supplémentaires pour diriger et conduire une réunion de travail ? L’animation de réunion n’est pas toujours facile, surtout lorsqu’il faut mettre sur la table des sujets sensibles.
La préparation est donc la clé d’une réunion efficace et réussie. Pour conduire efficacement une réunion, il faut être bien préparé et, pendant la réunion, ne pas se laisser disperser. Restez toujours autour du sujet principal et ne vous en éloignez pas trop.
Par ailleurs, à la fin de la réunion de travail, n’hésitez pas à faire un compte rendu et à le transmettre à tous les participants. Cela permettra de garder une trace écrite de tout ce qui se sera dit pendant le rendez-vous.
Pour finir
Si, aux premiers abords, la réunion de travail peut paraître simple à organiser et à faire, c’est tout de même un peu plus complexe.
L’élément le plus important dans une réunion est le temps que vous aurez passé à la préparer, ne l’oubliez pas !
